Privacy Statement

Smart Connections People B.V., hierna te noemen Smart Connections, is zich bewust van het belang van privacy en zet zich daarom in voor de bescherming van persoonsgevers conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens die jij aan ons verstrekt, worden vertrouwelijk en uitsluitend gebruikt voor doeleinden beschreven in ons Privacy Statement. Hierdoor kun je veilig gebruik maken van onze website en diensten.

Wie zijn wij?
Smart Connections is de verwerkersverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens. Dat wil zeggen dat wij verantwoordelijk zijn voor de bescherming van jouw persoonsgegevens en daarmee jouw privacy.

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen jouw gegevens vanaf het moment dat je jouw gegevens invult of achterlaat op onze website. We kunnen ook gegevens van jou verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd zou zijn in werkgerelateerde dienstverlening. Wanneer gegevens van jou verzameld worden op de laatstgenoemde manier, zullen we jou benaderen of je interesse hebt om jezelf bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacy Statement. Heb je geen interesse dan verzamelen wij enkel relevante gegevens van jou om jouw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen honoreren.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder bemiddeling, detachering, werving & selectie en voor organisatorische ontwikkeling en analyses. Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt:
• om jou aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een Job Alert);
• om jou te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotieacties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien jij je hiervoor hebt aangemeld (opt-in);
• om jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks etc.;
• om een bemiddelingsrelatie of -opdracht met jou aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante (financiële) administratie uit te voeren;
• om een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
• om jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder training, opleiding en testen;
• voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
• voor rapportagedoeleinden.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. Je bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt. Meer specifiek gaat het om - onder andere en voor zover van toepassing - de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving:
• NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummers en andere contactgegevens;
• Geboortedatum, leeftijd, geslacht;
• Curriculum vitae (CV): informatie over opleiding, trainingen, stages en werkervaring;
• Interesseprofiel met betrekking tot functies, regio, branches, salaris(range), aantal werkzame uren/week;
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties, getuigschriften en verklaringen;
• Pasfoto (op vrijwillige basis, veelal wanneer je autorisatie hebt gegeven voor een koppeling met jouw Linkedin-profiel).

Eventueel, op het moment dat je door Smart Connections wordt geplaatst:
• Nationaliteit, BSN-nummer, KvK-nummer, ID-bewijs, werkvergunning;
* Financiële gegevens zoals onder andere bankrekening nummer in verband met facturatie;
• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• Daarnaast verwerken wij soms op verzoek van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een online assessment dat wij door derden laten uitvoeren. Deze gegevens worden pas verstrekt na overleg met jou en binnen 14 dagen nadat de resultaten zijn verstrekt aan de opdrachtgever verwijderd.

Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?
Wij kunnen jouw persoonsgegevens doorgeven aan opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens Smart Connections diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis. De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt te allen tijde op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?”. Smart Connections heeft een verwerkingsovereenkomst met alle partijen waarmee jouw gegevens eventueel gedeeld kunnen worden.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van jouw situatie waarbij verschillende toepasselijke wettelijke bewaartermijnen gelden:

• Indien je bent benaderd via een publiek middel: vier (4) weken. Na deze termijn worden jouw persoonsgegevens binnen drie kalendermaanden geanonimiseerd.
• Indien je zelf jouw gegevens aan ons hebt verstrekt, maar (nog) niet bent bemiddeld door Smart Connections: vierentwintig (24) kalendermaanden. Na twaalf (12) kalendermaanden en na vierentwintig (24) kalendermaanden zullen wij contact met jou opnemen met het bericht dat je je in onze talentpool bevindt en of je eventueel in de toekomst nog van ons netwerk gebruik wilt blijven maken. Na deze termijn worden jouw persoonsgegevens binnen drie kalendermaanden geanonimiseerd.
• Indien je bent bemiddeld door Smart Connections: vijf (5) jaar. Jouw gegevens worden vijf jaar lang bewaard voor administratieve doeleinden.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens
Wij doen er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Smart Connections met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Recht op inzage
Je bent te allen tijde gerechtigd om bij ons een kopie op te vragen van de gegevens die wij over jou verzameld hebben. Aan de eerste keer dat je een persoonsgegevensrapport bij ons opvraagt, zijn geen kosten verbonden. Wanneer je meermaals jouw verzamelde gegevens opvraagt zijn wij genoodzaakt hiervoor administratiekosten in rekening te brengen. Voor het opvragen van jouw gegevens kun je contact opnemen met recruitment@smartconnections.nl.

Recht op vergetelheid
Je hebt te allen tijde het recht toestemming tot verwerking van jouw persoonsgegevens in te trekken en jouw persoonsgegevens te laten verwijderen uit onze bestanden. Wanneer je wenst niet langer in ons bestand te staan, kun je dit kenbaar maken via recruitment@smartconnections.nl. Wanneer wij jouw kennisgeving van vergetelheid hebben ontvangen worden jouw persoonsgegevens binnen een termijn van drie (3) kalendermaanden geanonimiseerd.

Wijzigingen van ons Privacy Statement
Dit Privacy Statement kan te allen tijde door Smart Connections worden gewijzigd. Bij toekomstige wijzigingen van ons Privacy Statement zullen wij de wijzigingen in kwestie vermelden onder de kop ‘nieuws’ op onze website, zodat je altijd weet welke persoonsgegevens wij van jou verzamelen, waarvoor deze worden gebruikt en met wie deze eventueel gedeeld worden.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Smart Connections, dan kun je per e-mail contact met ons opnemen via recruitment@smartconnections.nl, of schriftelijk naar Smart Connections People B.V., Orteliuslaan 5, 3528 BA Utrecht.

Wijzigingen
Smart Connections kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit Privacy Statement. Het meest actuele Privacy Statement is te allen tijde in te zien op de website van Smart Connections.
Deze versie is opgesteld op 24 mei 2018.


KvK Utrecht 34142016